Outlook - Gérer efficacement ses emails et son agenda
Dans un environnement professionnel où les sollicitations numériques sont constantes, maîtriser Outlook devient essentiel pour gagner en efficacité et sérénité. Cette formation vous propose des méthodes concrètes pour optimiser la gestion de vos emails et de votre agenda, améliorer votre organisation personnelle et reprendre le contrôle de votre temps.
Durée de la formation
Début de la formation
Objectifs de la formation
Au terme de la formation, les participants seront capables de:
- Organiser et hiérarchiser efficacement leur boîte de réception.
- Appliquer des techniques de tri, classement et archivage automatiques.
- Gérer leur temps en optimisant l’utilisation de l’agenda Outlook.
- Planifier et coordonner des réunions avec efficacité.
- Exploiter les fonctionnalités avancées (rappels, catégories, règles, tâches…).
- Gagner du temps grâce aux raccourcis et bonnes pratiques de communication par email.
Public de la formation
Cadres dirigeants, managers, assistants, fonctions support.
Toute personne utilisant Outlook quotidiennement et souhaitant optimiser son usage.
Points forts de la formation
- Pédagogie orientée "gain de temps" : des conseils immédiatement applicables.
- Exemples concrets issus de situations professionnelles courantes.
- Alternance théorie / pratique avec mises en situation sur Outlook.
- Adaptable à différents niveaux de maîtrise (débutant à intermédiaire).
- Formation animée par un expert de la productivité numérique.
Modalités pratiques
Cette formation est agréée chèques-formation. Les chèques-formation couvrent une partie du coût de la formation, pas forcément la totalité. Le montant couvert par chaque chèque est fixe. Si la formation coûte plus cher que le montant total de vos chèques une participation financière de votre part pourrait être nécessaire.
Programme
de la formation
- Prendre en main l’environnement Outlook
- Vue d’ensemble: messagerie, calendrier, contacts, tâches
- Paramétrage de base pour un usage optimal (volets, affichage, options)
- Gérer efficacement sa boîte de réception
- Techniques de tri rapide: par objet, expéditeur, catégories
- Mise en place de règles automatiques (classement, transfert, priorités)
- Utilisation des dossiers, des indicateurs et des catégories de couleur
- Archive et nettoyage : garder une boîte claire et organisée
- Gagner du temps avec les fonctionnalités avancées
- Recherches efficaces (recherche avancée, filtres)
- Réponses rapides, signatures, modèles de mails
- Les raccourcis clavier utiles au quotidien
- Planifier et gérer son agenda professionnel
- Créer, modifier et partager des événements
- Organiser des réunions: invitations, disponibilité, salle, lien Teams
- Utilisation des options de récurrence, rappels et fuseaux horaires
- Gérer les conflits d’agenda et prioriser les tâches
- Outlook comme outil d'organisation personnelle
- Lien entre mails, tâches et calendrier
- Créer et suivre des tâches à partir d’un email
- Utiliser Outlook comme tableau de bord quotidien
- S’auto-organiser: méthode "Inbox Zéro", méthode GTD (Getting Things Done)
- Mise en pratique / Cas concrets
- Exercices personnalisés sur des cas professionnels
- Partage de bonnes pratiques entre participants
- Quiz de révision et conseils personnalisés
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